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工程咨詢(xún)信息管理

(一)信息管理概述

咨詢(xún)企業(yè)在長(zhǎng)期為客戶(hù)服務(wù)中產(chǎn)生很多成果與文件，如客戶(hù)資料、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、設(shè)計(jì)圖紙、貨源資料、營(yíng)銷(xiāo)方案、財(cái)務(wù)報(bào)告等，往往使咨詢(xún)企業(yè)借以形成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。這些寶貴資源若管理不善，則不但無(wú)法得到有效利用，還會(huì)危及咨詢(xún)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)地位和安全，目前，多數(shù)咨詢(xún)企業(yè)仍然依靠資料室、圖書(shū)館等老手段保存和管理信息.即使使用數(shù)據(jù)庫(kù)，能力也很有限。另一方面，一些企業(yè)內(nèi)的某些部門(mén)囿于自身利益.不愿意將自己掌握的信息與其他部門(mén)共享。落后的信息管理已經(jīng)嚴(yán)重妨礙了咨詢(xún)業(yè)務(wù)的發(fā)展，工程咨詢(xún)單位應(yīng)當(dāng)了解信息管理的重要性及緊迫性，迅速改變現(xiàn)狀。信息管理是指將分散、無(wú)序、龐雜的數(shù)據(jù)、信息按照一定規(guī)則加以識(shí)別、編排.并記載各種信息之間的聯(lián)系，進(jìn)而保存、添加、檢索、共享和利用。為了使信息管理行之有效，應(yīng)當(dāng)建立有效的制度，促使企業(yè)內(nèi)各部門(mén)之間共享數(shù)據(jù)與信息，盡可能地 目前，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的迅速發(fā)展，極大地推動(dòng)了現(xiàn)代信息管理的發(fā)展，已經(jīng)出現(xiàn)了新的信息管理段，如各種各樣的數(shù)據(jù)庫(kù)等。咨詢(xún)企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的信息管理手段，建立適合本企業(yè)需要的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)內(nèi)外信息的全面管理.為本企業(yè)咨詢(xún)業(yè)務(wù)及時(shí)提供全面、準(zhǔn)確、最新的信息。

(三)信息管理方法

1.信息管理基本做法

對(duì)于數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多的數(shù)據(jù)、信息或其他資料，分類(lèi)與編目這一基本做法，不僅適用于以往的圖書(shū)室、圖書(shū)館、檔案館、博物館等，也適用于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng).例如微軟公司的windows的文件系統(tǒng)所依據(jù)的就是歷史悠久的分類(lèi)與編目原則。

2.信息分類(lèi)與編目

對(duì)于咨詢(xún)企業(yè)掌握的信息，有多種分類(lèi)與編目方式。例如，按企業(yè)管理層次分類(lèi)編目。大企業(yè)，目錄第一層按企業(yè)總體組織劃分，如公司總部、子(分)公司;第二層可按企業(yè)各級(jí)的職能部門(mén)劃分，如人力資源部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、綜合管理部、技術(shù)質(zhì)量部、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部等職能部門(mén)和規(guī)劃部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)等業(yè)務(wù)部門(mén);第三層可按各業(yè)務(wù)部門(mén)的行政科室或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)劃分。分類(lèi)方法的選擇，既要考慮企業(yè)擁有的信息內(nèi)容、形式與性質(zhì)，也要考慮企業(yè)為客戶(hù)提供咨詢(xún)服務(wù)的方式與特點(diǎn)，或者將兩方面結(jié)合起來(lái)，使各種類(lèi)別的信息便于查詢(xún)。例如.公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等可以歸為一類(lèi)，供一般用戶(hù)查詢(xún)。而對(duì)于圖檔.可以按項(xiàng)目名稱(chēng)、時(shí)間、業(yè)務(wù)部門(mén)、版本、關(guān)鍵字、文字說(shuō)明、關(guān)聯(lián)信息等逐層分類(lèi)。為了便于企業(yè)員工更好地利用企業(yè)擁有的信息資源，可以信息地圖導(dǎo)航的方式編制目錄。信息地圖可按照上述分類(lèi)方法編制，使用戶(hù)能夠快速找到他們需要的信息與資料。

3.檢索功能與權(quán)限

信息管理系統(tǒng)必須有完善的查詢(xún)功能.允許使用者以多種方式查詢(xún)。查詢(xún)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)靈活、具有模糊查詢(xún)功能，以滿(mǎn)足不同人員的查詢(xún)習(xí)慣與偏好。查詢(xún)結(jié)果能夠以多種方式顯示或交給用戶(hù)。當(dāng)然，為了信息的安全，查詢(xún)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備權(quán)限管理功能。

(四)現(xiàn)代信息管理技術(shù)

信息管理人員應(yīng)確保將必要的原始信息收集齊全，加工成可用信息。還要確保企業(yè)內(nèi)部人員在合適的時(shí)間以合適的形式取得并利用。信息管理要確保企業(yè)的信息準(zhǔn)確、及時(shí)、安全.確保滿(mǎn)足所有與工程咨詢(xún)有關(guān)的信息要求。對(duì)于非數(shù)字信息，可參考圖書(shū)館藏書(shū)、文獻(xiàn)分類(lèi)與編目規(guī)則加以編排，購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施存放此類(lèi)信息。對(duì)于數(shù)字信息，可以保存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中并備份。

1.建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是根據(jù)數(shù)據(jù)模型研制的描述、建立和管理數(shù)據(jù)庫(kù)的專(zhuān)用軟件.一般由數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序和數(shù)據(jù)庫(kù)使用程序三部分組成。數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言主要用于建立數(shù)據(jù)庫(kù)、使用數(shù)據(jù)庫(kù)和對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行進(jìn)行管理、調(diào)度和控制的例行程序。數(shù)據(jù)庫(kù)使用程序是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，使其處于運(yùn)行狀態(tài)而使用的各種數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)程序。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的功能因系統(tǒng)不同而有所差異，一般包括：定義數(shù)據(jù)庫(kù)、裝人數(shù)據(jù)庫(kù)、操作數(shù)據(jù)庫(kù)、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)通信等。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)可分為小型和大中型數(shù)據(jù)庫(kù);亦町分為關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫(kù)、工程數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)在一般信息系統(tǒng)中發(fā)揮著巨大作用.是面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫(kù)、工程數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。

2.信息安全管理

信息安全一般指信息的完整和用途是否得到了有效保護(hù)。信息安全分為信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、個(gè)人隱私、商用信息、國(guó)家機(jī)密的保護(hù)等方面。保密技術(shù)的缺陷、網(wǎng)絡(luò)無(wú)限制傳播、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)上犯罪等都威脅到信息的安全。企業(yè)若不能及時(shí)有效地采取措施，信息一日泄漏會(huì)造成不可估量的損失和損害。企業(yè)必須防止委托人和自身因泄密而受到損害。良好的信息安全管理可以降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。保密有多種方式.主要有：

(1)咨詢(xún)業(yè)務(wù)當(dāng)事人事先簽訂保密協(xié)議，并嚴(yán)格執(zhí)行。

(2)對(duì)信息庫(kù)設(shè)置使用權(quán)限。一般可根據(jù)信息的重要性和敏感程度分為若干密級(jí)，為各級(jí)信息設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限。橫向權(quán)限用來(lái)控制查詢(xún)和使用：縱向權(quán)限可考慮信息屬性和用戶(hù)兩方面，為各種信息設(shè)置相應(yīng)的安全級(jí)別。普通知識(shí)，如企業(yè)文化、常用規(guī)章制度等，安全級(jí)別較低，可在企業(yè)內(nèi)部充分共享。而諸如合同、經(jīng)驗(yàn)、涉密圖檔等，只能在小范同內(nèi)交流，安全級(jí)別要高。各種用戶(hù)也應(yīng)設(shè)置權(quán)限級(jí)別，并將其與信息的安全級(jí)別對(duì)應(yīng)起來(lái)。橫向與縱向的保護(hù)辦法結(jié)合起來(lái).構(gòu)成比較嚴(yán)密、完善的安全體系，既能保證信息得到充分利用.義能減少泄露的機(jī)會(huì)。

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